ELAK: Vier Buchstaben für den Abschied vom Papier im Amt

Weit mehr als 2.000 physische Akte wurden den Regierungsmitgliedern bis vor Kurzem noch jährlich zur Genehmigung vorgelegt, heute unterzeichnen der Landeshauptmann und sein Team elektronisch. Und damit geht’s nicht nur für die Politik schneller und praktischer.

Interne Prozesse laufen zügiger ab, Anfragen und Anträge von Bürgerinnen und Bürgern – etwa in den Bezirkshauptmannschaften – können schneller erledigt werden, heißt es dazu in der Landesverwaltung. Die notwendigen Bearbeitungsschritte können bei Bedarf von mehreren Personen gleichzeitig durchgeführt werden.

Mehr als 2.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in allen Dienststellen des Landes arbeiten mit dem elektronischen Akt, da steckt naturgemäß viel Vorbereitung und Abstimmung dahinter, wie Landesamtsdirektor Ronald Reiter und Nicolas Knotzer als Digitalisierungsbeauftragter des Landes im BVZ-Gespräch festhalten.

Ein Prozess, der schon im Jahr 2016 mit der Verwaltungsreform im Land gestartet wurde, ist mit der Ausrollung des ELAK-Projektes jetzt zu einem Ende gekommen. Wobei die Entwicklung immer weitergeht: „Im Einsatz ist ein Produkt, das sowohl der Bund, als auch acht Bundesländer für die elektronische Aktenführung einsetzen“, erklärt Knotzer, „damit profitiert man auch im Land immer wieder von Weiterentwicklungen anderer Bundesländer.“

Das Burgenland selbst habe in der Ausrollung 30 Produkt-Innovationen beigesteuert. „Wie wir das Produkt nutzen, beispielsweise für Regierungssitzungen, das interessiert auch andere Bundesländer.“ Die Regierungssitzung sei als Entscheidungsgremium eine Besonderheit – im Burgenland habe man den Weg gewählt, auch hier vollständig elektronisch zu arbeiten, so Landesamtsdirektor Reiter.

Die „nahtlose Verbindung zwischen der Aktenwelt der Verwaltung zur politischen Aktenwelt“ ist somit ein burgenländisches Spezifikum. „Ein weiteres Ziel“, sagt Reiter, „ist es, große Partner wie den Landtag oder das Landesverwaltungsgericht auch digital an unsere Aktenläufe anzubinden.“

Das Burgenland war in der Umsetzung im Vergleich zu anderen Bundesländern besonders schnell unterwegs, auch weil die Chance gesehen wurde, „sich von alten Zöpfen zu verabschieden“, wie es heißt. Es geht um moderne Denkweisen im Gegensatz zu althergebrachten Aktenstrukturen – so wurde der Plan laut dem Landesamtsdirektor vor allem aus einem Blickwinkel neu aufgerollt: „Was leistet die Verwaltung für die Bürgerinnen und Bürger?“

Die ursprünglichen Akten sind nach wie vor in Papierform im Archiv des Landes gesammelt und mussten nicht erst ins neue System eingespeist werden. Heute gibt es den vollständig elektronischen Akt, und der erleichtert die tägliche Arbeit im Amt, was auch intern gut ankomme: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter habe man beim Rollout „von A bis Z begleitet“, sagen Reiter und Knotzer.

Als digitales Rückgrat der Verwaltung sei der ELAK sozusagen ein „Schweizer Taschenmesser“ und könne etwa vom Gesundheitsakt im Amt bis zum Regierungsakt alles abbilden. Bearbeitet werden können die Dokumente rund um die Uhr, und wenn es schnell gehen muss, selbst vom Handy aus. So werde die vollständige digitale Arbeit auch seitens der Regierungsmitglieder gelebt.

Einen Wunsch hat der Landesamtsdirektor aber an die Zukunft im Amt: „Dass man trotz Digitalisierung die Kommunikation nicht zu kurz kommen lässt“, so Reiter, denn manches brauche nach wie vor das persönliche Gespräch. Ebenso dreht sich beim gängigen Stichwort Entbürokratisierung nicht alles um technische Neuerungen, eine Antwort gibt hier die sprichwörtliche „Entrümpelung“ auf einzelnen Ebenen.

Wenn es für Bürgerinnen und Bürger aber schneller gehen kann, dann hat das künftig damit zu tun, dass von den Bürgerinnen und Bürgern vorzulegende Dokumente in elektronischen Registern oder im ELAK schon vorhanden sind. Für Vereinfachungen dieser Art wird auch weiterhin an den einzelnen Schrauben gedreht.